Thừa phát lại là một mô hình hoạt động mới tại Việt Nam và vẫn đang trong giai đoạn thí điểm. Việc phát triển mô hình và các Văn phòng thừa phát lại là cần thiết để giảm tải cho các cơ quan thì hành án, tòa án đồng thời giúp cho rút ngắn thời gian thực hiện quá trình tố tụng.

Thực ra thừa phát lại được thực hiện khá nhiều công việc liên quan đến tố tụng, đó có lẽ mới là công việc chính và chủ yếu của mô hình này. Lập vi bằng chỉ là một trong những công việc mà thừa phát lại được thực hiện tuy nhiên hình thức lập vi bằng lại quen thuộc và được quan tâm hơn cả đối với nhiều người và tôi cho rằng đây là một hình thức khá thú vị và có nhiều điều để bàn. Vì vậy bài viết hôm nay tôi chỉ đề cập đến việc lập vi bằng, và chủ yếu là việc lập vi bằng nhà đất của Thừa phát lại.

Trước tiên thì cũng nên liệt kê các công việc cụ thể mà thừa phát lại được thực hiện theo quy định đó là:

1. Thực hiện việc tống đạt theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án dân sự.
2. Lập vi bằng theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức.
3. Xác minh điều kiện thi hành án theo yêu cầu của đương sự.
4. Trực tiếp tổ chức thi hành án các bản án, quyết định của Tòa án theo yêu cầu của đương sự. Thừa phát lại không tổ chức thi hành án các bản án, quyết định thuộc diện Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự chủ động ra quyết định thi hành án.

Vậy để biết được có nên lập vi bằng hay không thì trước tiên cần tìm hiểu những quy định cơ bản liên quan đến vi bằng, đó là:

Vi bằng là gì?

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dừng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác.

Đọc nội dung ngắn ngủi trên theo quy định thì có lẽ bạn cũng chưa hiểu rõ Vi bằng là như thế nào. Tôi cũng vậy, nhưng may mắn là trong quá trình hành nghề luật sư tôi có được đọc và xem trực tiếp một số vi bằng do thừa phát lại lập. Vì vậy tôi có thể giải thích cho bạn một cách đơn giản và gần gũi hơn theo quan sát của tôi như thế này:

Vi bằng là văn bản mà trong đó sẽ ghi nhận và mô tả sự kiện, hành vi, hiện trạng do Thừa phát lại chứng kiến tại thời điểm xảy ra sự kiện, hành vi đó.

Ví dụ: bạn đi mua nhà và giao tiền cho bên bán, bạn muốn yên tâm hơn nên bạn mời thừa phát lại lập vi bằng cho việc giao tiền đó. Khi đó, thừa phát lại sẽ đến tận nơi chứng kiến việc giao tiền và ghi nhận và mô tả sự kiện, hành vi giao – nhận tiền của bạn và bên bán. Việc mô tả này rất chi tiết và cụ thể, ngoài thời gian, địa điểm thì thừa phát lại còn có thể mô tả hôm đó các bên mặc quần áo gì, căn nhà hay địa điểm giao tiền như thế nào, có đặc điểm gì..v..v.., nói chung là trong vi bằng sẽ thể hiện tất cả những sự kiện có liên quan và có tính xác thực của việc giao – nhận tiền ngày hôm đó.

Ngoài việc lập văn bản thì thừa phát lại có thể chụp ảnh, ghi âm, ghi hình sự việc diễn ra tại thời điểm đó.

Vi bằng do Thừa phát lại lập có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo quy định thì:

• Vi bằng do Thừa phát lại lập có giá trị chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án và là căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Trong quá trình đánh giá, xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu xét thấy cần thiết, Tòa án, Viện Kiểm sát nhân dân có thể triệu tập Thừa phát lại để làm rõ tính xác thực của vi bằng.

Nội dung quy định trên cũng khá rõ ràng và dễ hiểu. Tuy nhiên tôi vẫn lấy ví dụ cho bạn như thế này: Vẫn là ví dụ về sự kiện giao nhận tiền như trên, nhưng thay vì bạn mời thừa phát lại lập vi bằng, bạn sẽ mời một cá nhân để làm chứng cho việc giao nhận tiền đó. Sau đó khi không may có tranh chấp xảy ra giữa các bên, một trong các bên nộp đơn khởi kiện ra tòa án để giải quyết tranh chấp đó và có thể tòa án sẽ mời cá nhân đã làm chứng cho việc giao nhận tiền của các bên cung cấp lời khai với tư cách người làm chứng. Tuy nhiên lời khai của cá nhân này không đương nhiên có giá trị pháp lý của chứng cứ, mà Tòa án sẽ phải tiến hành điều tra, xác minh về tính xác thực của lời khai của cá nhân đó.

Còn đối với Vi bằng do Thừa phát lại lập, thì theo quy định đó chính là chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án.

Vi bằng có đáng tin cậy để làm chứng cứ?

Giá trị pháp lý về chứng cứ của vi bằng là điều không thể phủ nhận vì đã được quy định rõ ràng trong luật. Tuy nhiên về mặt thực tế thì liệu vi bằng có thực sự đáng tin cậy hay không? Để xác định được điều này theo quan điểm của tôi cần căn cứ vào quy trình, trình tự thủ tục lập vi bằng của thừa phát lại, đó là:

1. Thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng:

Thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự, trừ các trường hợp:

– Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật dân sự;

– Thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng hoặc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

* Những việc Thừa phát lại không được làm:

– Không được tiết lộ thông tin về việc thực hiện công việc của mình, trừ trường hợp pháp luật cho phép.

– Thừa phát lại không được đòi hỏi bất kỳ khoản lợi ích vật chất nào khác ngoài chi phí đã được ghi nhận trong hợp đồng.

– Trong khi thực thi nhiệm vụ của mình, Thừa phát lại không được nhận làm những việc liên quan đến quyền, lợi ích của bản thân và những người là người thân thích của mình, bao gồm: Vợ, chồng, con đẻ, con nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì và anh, chị, em ruột của Thừa phát lại, của vợ hoặc chồng của Thừa phát lại; cháu ruột mà Thừa phát lại là ông, bà, bác, chú, cậu, cô, dì.

– Các công việc bị cấm khác theo quy định của pháp luật.

Thừa phát lại được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại

2. Thủ tục lập vi bằng

Việc lập vi bằng phải do chính Thừa phát lại thực hiện. Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại có thể giúp Thừa phát lại thực hiện việc lập vi bằng, nhưng Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện.

Vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; việc ghi nhận phải khách quan, trung thực.

Trong trường hợp cần thiết Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.

Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng.

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định ; vi bằng không được gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định. Việc từ chối phải được thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng trong đó nêu rõ lý do từ chối đăng ký.

Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp.

3. Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng

Vi bằng lập thành văn bản viết bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu sau:

• a) Tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
• b) Địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm lập vi bằng;
• c) Người tham gia khác (nếu có);
• d) Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu lập vi bằng;
• đ) Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
• e) Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
• g) Chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.

Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác.

4. Thỏa thuận về việc lập vi bằng

Cá nhân, tổ chức muốn lập vi bằng phải thỏa thuận với Trưởng văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau:

• Nội dung cần lập vi bằng;
• Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
• Chi phí lập vi bằng;
• Các thỏa thuận khác, nếu có.

Việc thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Người yêu cầu phải cung cấp các thông tin và các tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng, nếu có.

Văn phòng Thừa phát lại phải vào sổ theo dõi việc thỏa thuận lập vi bằng.

Như vậy bạn cũng có thể thấy rằng, tuy mới chỉ được quy định tại các văn bản với hình thức thí điểm nhưng việc lập vi bằng cũng khá chặt chẽ và chi  tiết. Khi có văn bản quy phạm chính thức thì các quy định về thừa phát lại và lập vi bằng có lẽ sẽ còn đầy đủ và chặt chẽ hơn, phù hợp với nhu cầu và thực tế hơn nữa.

Theo quan điểm và đánh giá của tôi thì Vi bằng của Thừa phát lại là một văn bản đáng tin cậy về mặt pháp lý và phù hợp để làm chứng cứ tại Tòa án. Ngoài ra, việc lập vi bằng còn có thể được chụp ảnh, ghi âm, ghi hình, tôi cho rằng đó là những hình thức rất hay và sẽ làm tăng độ tin cậy và  giá trị pháp lý của văn bản này

Cuối cùng, việc lập vi bằng có đáng tin cậy hay không cũng phụ thuộc vào trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp của Thừa phát lại.

Vậy có nên lập vi bằng nhà, đất hay không?

Trước khi tôi trả lời câu hỏi nên hay không thì tôi muốn bạn nhớ kỹ một điều đó là:

Vi bằng tuyệt đối không có giá trị để sang tên nhà, đất cũng không xác lập quyền sở hữu và sử dụng của người mua với nhà, đất.

Khi bạn mua bán, chuyển nhượng nhà đất thì cách duy nhất hợp pháp để xác lập quyền sở hữu và sử dụng cũng như để sang tên được đó là phải lập Hợp đồng có công chứng .

Tuy nhiên không phải trường hợp nào cũng có thể công chứng được, có những trường hợp nhà đất chưa có sổ đỏ, đang vướng quy hoạch treo từ rất lâu, đang có tranh chấp, chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính..v..v.. Với những trường hợp đó thì theo quy định bạn sẽ không thể nào công chứng hợp đồng mua bán chuyển nhượng cũng như không thể sang tên được. Vì vậy nhiều người đã nghĩ đến việc lập vi bằng.ghi nhận sự việc mua bán, chuyển nhượng.

Tham khảo thêm:

• Có nên mua bán nhà đất theo giấy viết tay và hợp đồng ủy quyền?
• 5 bước cơ bản cần lưu ý khi mua bán nhà đất và làm thủ tục sang tên sổ đỏ

Chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc rằng liệu việc lập vi bằng như vậy có rơi vào trường hợp không được lập vi bằng vì thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật hay không?

Tuy nhiên theo quan điểm của tôi là không bởi vì những giao dịch nêu trên không  thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng hay nói đúng hơn là không được công chứng những giao dịch như vậy.

Vậy nếu thừa phát lại lập vi bằng thì có trái quy định của pháp luật không? Chưa chắc, vấn đề này để nói cụ thể thì có lẽ hơi dài dòng, nhưng tôi có thể nói đơn giản là trong một văn bản thì cách sử dụng ngôn từ, câu chữ có thể quyết định tới giá trị pháp lý của văn bản đó. Tôi cho rằng trường hợp này cũng vậy.

Vậy có nên lập vi bằng mua bán chuyển nhượng nhà đất hay không? Tôi cho rằng riêng việc mua bán chuyển nhượng nhà đất không đủ điều kiện đã là một điều không nên và rất rủi ro rồi. Tuy nhiên vì một lý do nào đó, bạn vẫn thực hiện giao dịch như vậy thì theo tôi bạn nên tìm đến các phương pháp khác phù hợp hơn về mặt pháp lý trước khi nghĩ đến việc lập vi bằng mua bán chuyển nhượng (chẳng hạn ủy quyền công chứng, đặt cọc, hứa mua, hứa bán..v..v..). Bởi vì tôi cũng không chắc chắn về hiệu lực của vi bằng chuyển nhượng nhà, đất trong những trường hợp như vậy khi ra Tòa sẽ như thế nào.

Những trường hợp nào nên lập vi bằng?

Để liệt kê và khái quát những trường hợp nên lập vi bằng thì có lẽ là không thể làm được. Nhưng như bạn đã biết thì bản chất của vi bằng chính là ghi nhận và mô tả sự kiện, hành vi, hiện trạng tại thời điểm xảy ra sự kiện, hành vi đó. Và thông qua một vài phân tích của tôi ở trên, chắc hẳn bạn cũng hình dung được phần nào về vi bằng.

Tôi có thể nói 1 cách cơ bản (nhưng có lẽ chưa đầy đủ) là bạn nên cân nhắc việc lập vi bằng khi:

• Khi thực hiện một hành vi, sự kiện mà bạn cảm thấy rằng có thể phát sinh tranh chấp nếu như không có sự chứng kiến của bên thứ 3
• Khi cần mô tả hiện trạng của tài sản để xác định được sự thay đổi (nếu có) về hiện trạng tài sản đó sau này

Một vài ví dụ các trường hợp lập vi bằng như: vay tiền, giao nhận tiền, tài sản, giấy tờ, lập hiện trang nhà trước khi cho thuê..v..v..

Ngoài ra, có một việc mà tôi cho rằng khá hay khi bạn chọn lập vi bằng, đó là lập di chúc khi không thể công chứng được di chúc. Đó là trường hợp mà tài sản, nhà đất chưa đủ điều kiện để di chúc có công chứng, chẳng hạn như nhà đất không đủ điều kiện tách thửa để chia, nhà đất đang làm sổ đỏ..v..v.. Theo quy định của Bộ luật dân sự thì di chúc không phải là văn bản chỉ được công chứng mới có giá trị pháp lý, mà có nhiều loại di chúc khác nhau. Vì vậy với những trường hợp không công chứng được di chúc thì theo quan điểm của tôi, phương án đầu tiên mà bạn nên nghĩ đến đó là lập vi bằng thể hiện ý chí của người để lại di sản.

Chi phí lập vi bằng được quy định như sau:

Chi phí lập vi bằng do người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận theo công việc thực hiện hoặc theo giờ làm việc.

Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu có thể thỏa thuận thêm về các khoản chi phí thực tế phát sinh gồm: chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin nếu có; chi phí cho người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác nếu có

Đó là các vấn đề về việc lập vi bằng của thừa phát lại mà tôi có thể phân tích cho bạn với tư cách là một luật sư. Nếu như sau khi đọc xong bài viết này, bạn vẫn còn băn khoăn về việc có nên lập vi bằng hay không thì có một cách đơn giản hơn, đó là bạn hãy nhờ sự tư vấn của chính các Văn phòng thừa phát lại hoặc các Luật sư, công chứng viên về vụ việc của mình có nên lập vi bằng hay không.